Googleスプレッドシートのコピーを簡単に共有する方法

Googleスプレッドシートは、仕事やプライベートでよく使われる便利なツールですが、そのまま共有するとオリジナルが変わってしまうことを心配する方も多いでしょう。

そんなときに役立つのが「コピーリンク」と「テンプレート」機能です。これらを使えば、相手に自分のスプレッドシートをコピーさせることができるので、安心してデータを共有できます。

この記事では、その手順をわかりやすく説明します。これで、もっと手軽に情報を共有していきましょう！

コピーリンクを使ってスプレッドシートを共有する方法

Googleスプレッドシートをコピーさせたいときに便利なのが「コピーリンク」です。このリンクを使うことで、相手は自分のドライブにスプレッドシートのコピーを作成でき、オリジナルには手を加えずに済みます。

手順は簡単です。まず、共有したいスプレッドシートを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。次に、「リンクを知っている全員が表示可能」を選んで、「リンクをコピー」します。コピーしたリンクの末尾を「/copy」に変更します。例えば、リンクがhttps://docs.google.com/spreadsheets/d/your-document-id/edit?usp=sharingの場合、「/edit?usp=sharing」の部分を「/copy」に変えます。

このリンクを相手に送ると、リンクをクリックしたときに、自分のGoogleドライブにそのスプレッドシートのコピーが自動で作成されます。これで、オリジナルのスプレッドシートを守りつつ、簡単に共有ができます。

テンプレート機能を使って便利に共有する方法

もう一つ便利なのが「テンプレート機能」です。この機能を使えば、相手はあなたのスプレッドシートを元にした新しいファイルを作成できます。テンプレートは、特定のフォーマットや内容を何度も使いたい場合にぴったりです。

テンプレートを使うには、まずスプレッドシートを開いて「共有」ボタンをクリックします。「リンクを知っている全員が表示可能」に設定し、リンクをコピーします。そのリンクの末尾を「/template/preview」に変更します。たとえば、リンクがhttps://docs.google.com/spreadsheets/d/your-document-id/edit?usp=sharingの場合、「/edit?usp=sharing」を「/template/preview」に変えるだけです。

これで、相手がリンクをクリックすると、スプレッドシートをプレビューした後に、自分のドライブに新しいテンプレートとして保存できます。この方法は、複数のユーザーに同じ形式のシートを共有したいときにとても便利です。

コピーリンクとテンプレートの違い

コピーリンクとテンプレートはどちらも「ユーザーにオリジナルのスプレッドシートを基にした新しいファイルを作成させる」という点では似ていますが、目的や使い方に大きな違いがあります。以下にその違いを詳しく説明します。

コピーリンクは、ユーザーがリンクをクリックすると即座にシートの複製が作成されるため、特定の内容をそのまま使ってもらいたいときに便利です。たとえば、進行中のプロジェクトで同じデータを他のメンバーにも使わせたい場合に適しています。

一方、テンプレートは、ユーザーがリンクをクリックするとまずプレビューが表示され、その後に新しいファイルとして保存することができます。テンプレートは標準化されたフォーマットを繰り返し利用する際に適しており、毎月のレポートや定型フォームの共有に最適です。

コピーリンクは「即座に複製する」ことが主な目的で、テンプレートは「何度も使えるフォーマットを提供する」ことが目的です。

まとめ

Googleスプレッドシートを安全に、かつ便利に共有するためには、「コピーリンク」と「テンプレート機能」が役立ちます。

コピーリンクを使えば、相手に簡単にスプレッドシートのコピーを作成させることができ、テンプレートを使えば、統一されたフォーマットで複数の人にシートを提供できます。

これらの方法は、プロジェクト管理やチームでの共同作業、クライアントとのやり取りなど、さまざまな場面で役立ちます。ぜひ試してみて、スプレッドシートの共有をもっと便利にしてみましょう。